Algemene voorwaarden voor gyms en verwerkersovereenkomst

Deel A — Algemene voorwaarden

1. Partijen, vertegenwoordiging en toepasselijkheid

1.1RxApp is de softwaredienst van Dicabrio.com, Dijkwacht 114, 2353 EL Leiderdorp, Nederland; support@rxapp.io. De gym is de onderneming die RxApp afneemt voor het beheer van haar sportaccommodatie. Het abonnement is de overeenkomst tussen RxApp en de gym. Het lidmaatschap is de afzonderlijke overeenkomst tussen de gym en het lid.

1.2Degene die namens de gym akkoord geeft, verklaart daartoe bevoegd te zijn. Het akkoord omvat deze gymvoorwaarden en de verwerkersovereenkomst in artikelen 9–14. We registreren de vertegenwoordiger, gym, documentsoort, versie, datum, tijd en waar beschikbaar het IP-adres. Voor een persoonlijk account gelden daarnaast de sportersvoorwaarden. Voorwaarden van de gym zijn niet van toepassing op het RxApp-abonnement.

2. Dienst en verantwoordelijkheid

2.1RxApp biedt onder meer ledenbeheer, lessen, boekingen, trainingen, rapportages en ondersteuning van incasso. Beschikbare functies hangen af van de gekozen modules. De gym is verantwoordelijk voor haar lessen, personeel, veiligheid, lidmaatschapsvoorwaarden, prijzen, opzeggingen en communicatie met leden.

2.2De gym houdt bedrijfsgegevens actueel, beschermt personeelsaccounts en trekt toegang in wanneer medewerkers vertrekken. Bij incasso zorgt zij voor geldige machtigingen, juiste bedragen en vooraankondigingen. RxApp verwerkt de technische opdrachten; betalingen van leden zijn geen omzet of tegoeden van RxApp.

2.3De gym krijgt een niet-exclusief en niet-overdraagbaar gebruiksrecht voor haar eigen bedrijfsvoering. Rechten op de software blijven bij RxApp; rechten op aangeleverde inhoud blijven bij de rechthebbende. RxApp mag die inhoud alleen verwerken voor levering van de dienst.

3. Proefperiode, betaling en opzegging

3.1De duur van de kosteloze proefperiode staat bij het aanmelden. Een betaald abonnement ontstaat door het afsluiten daarvan, niet alleen door het verstrijken van de proefperiode. Zonder betaald abonnement kunnen functies na afloop beperkt of alleen-lezen worden.

3.2Prijzen en gekozen modules staan bij de bestelling en op de prijspagina; prijzen zijn exclusief btw tenzij anders vermeld. Facturatie verloopt maandelijks via Stripe volgens de factuurperiode van het afgesloten abonnement. Eventuele kosten van bank of betaaldienstverlener staan los van de softwareprijs en worden bij de betreffende keuze vermeld.

3.3Opzeggen kan via Facturatie en gaat in aan het einde van de lopende factuurperiode. Reeds betaalde bedragen worden niet uitsluitend wegens tussentijdse opzegging terugbetaald. Wettelijke rechten bij tekortkomingen, onverschuldigde betaling of ontbinding blijven gelden.

3.4Prijsverhogingen kondigen we ten minste dertig dagen vooraf aan. De gym kan opzeggen tegen de ingangsdatum van de verhoging. Bij niet-betaling sturen we eerst een herinnering met een redelijke hersteltermijn voordat we toegang beperken.

4. Beschikbaarheid en wijzigingen

4.1RxApp spant zich in voor zorgvuldige, veilige dienstverlening, maar biedt zonder aparte schriftelijke afspraak geen beschikbaarheidspercentage of gegarandeerde hersteltijd. Gepland onderhoud kondigen we waar mogelijk vooraf aan.

4.2We kunnen de dienst verbeteren. Bij wezenlijke vermindering van betaalde functionaliteit informeren we de gym vooraf en bieden we een passende aanpassing van de prijs of de mogelijkheid de getroffen dienst op te zeggen vóór de wijziging.

5. Privacy en zelfstandige sportersaccounts

5.1De AVG-rol wordt bepaald door het doel van de verwerking, niet uitsluitend door wie gegevens invoert. Voor ledenadministratie, lesboekingen, personeelsbeheer en incasso die RxApp in opdracht van de gym uitvoert, is de gym verwerkingsverantwoordelijke en RxApp verwerker. Artikelen 9–14 regelen die verwerking.

5.2Voor eigen accountbeheer, beveiliging, facturatie aan de gym en persoonlijke of sociale functies waarvan RxApp zelf het doel bepaalt, is RxApp zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke. Daarvoor geldt het privacybeleid. Een persoonlijke accountrelatie geeft de gym geen onbeperkt recht op alle gegevens van een sporter.

5.3De gym informeert betrokkenen over haar verwerkingen en zorgt voor geldige grondslagen. Voor gezondheidsgegevens is daarnaast een toepasselijke uitzondering op artikel 9 AVG nodig. Akkoord met deze voorwaarden is geen toestemming van een lid. Als de gym daar de noodzaak voor ziet, kan zij kiezen dat leden die zelf nog niets kozen vindbaar zijn voor de andere leden van de gym. De gym informeert haar leden daar vooraf over. Leden kunnen hun eigen keuze altijd aanpassen. De gym kan leden niet vindbaar maken buiten de gym.

6. Aansprakelijkheid en geheimhouding

6.1De gym is verantwoordelijk voor schade door haar eigen lessen, faciliteiten, personeel en afspraken met leden. RxApp blijft verantwoordelijk voor haar eigen verplichtingen als softwareleverancier en verwerker.

6.2Voor zover wettelijk toegestaan is de aansprakelijkheid van RxApp voor toerekenbare tekortkomingen beperkt tot de abonnementskosten die de gym in de twaalf maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis heeft betaald. Indirecte schade, zoals gederfde winst, is uitgesloten. Dit geldt niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van de bedrijfsleiding of waar dwingend recht zich tegen de beperking verzet. Rechten van betrokkenen onder de AVG worden niet beperkt.

6.3Partijen houden vertrouwelijke informatie geheim en delen die alleen met personen die deze voor de uitvoering nodig hebben en aan geheimhouding zijn gebonden, of wanneer de wet dat vereist.

7. Einde, gegevens en toegang

7.1Beëindiging van het RxApp-abonnement beëindigt niet de lidmaatschappen tussen gym en leden en verwijdert niet automatisch persoonlijke sportersaccounts. Het gaat om het gebruiksrecht van de gym en de administratieve verwerking in RxApp.

7.2De gym kan tijdens het abonnement beschikbare exports gebruiken en via support@rxapp.io om teruggave van haar administratie in een gangbaar machineleesbaar formaat vragen. Bij beëindiging spreken partijen de benodigde export en afwikkeling af; een verzoek binnen dertig dagen na beëindiging wordt in die afwikkeling meegenomen. Toegang tot een export is geen verlenging van betaalde functies.

7.3We verwijderen of retourneren gegevens die uitsluitend namens de gym worden verwerkt volgens artikel 14. Zelfstandige accountgegevens en wettelijke bewaarplichten worden afzonderlijk behandeld. Bij ernstige of herhaalde schending kunnen we na een redelijke herstelmogelijkheid opschorten of beëindigen; bij urgente veiligheidsrisico's kan onmiddellijk ingrijpen nodig zijn.

8. Wijzigingen en geschillen

8.1We kondigen wezenlijke wijzigingen ten minste dertig dagen vooraf aan en vragen een bevoegde vertegenwoordiger opnieuw om akkoord. De gym kan bij niet-akkoord opzeggen tegen de ingangsdatum. Een privacyverklaring is informatie, geen algemene AVG-toestemming.

8.2Op de overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Partijen proberen klachten eerst samen op te lossen. Daarna is de volgens de wet bevoegde rechter in het arrondissement Den Haag bevoegd.

Deel B — Verwerkersovereenkomst

9. Verwerkersovereenkomst: opdracht en omvang

9.1Deze artikelen vormen de verwerkersovereenkomst volgens artikel 28 AVG en gaan bij strijd voor op de overige gymvoorwaarden voor zover het gaat om verwerking in opdracht. De verwerking duurt zolang levering en afgesproken afwikkeling nodig zijn.

9.2Betrokkenen zijn leden, leads, contactpersonen en medewerkers van de gym. Afhankelijk van gebruikte functies betreft het identificatie- en contactgegevens, lidmaatschappen, boekingen, aanwezigheid, communicatie, betaal- en machtigingsgegevens en door de gym vastgelegde trainingsgegevens of notities. Verwerkingen omvatten verzamelen, opslaan, ordenen, raadplegen, wijzigen, verstrekken op instructie, exporteren en wissen.

9.3De gedocumenteerde opdracht bestaat uit de overeenkomst, gekozen functies, instellingen en rechtmatige instructies van de gym. RxApp verwerkt gegevens niet voor eigen reclame of verkoop en meldt het als een instructie naar haar oordeel in strijd is met privacywetgeving. Wettelijk verplichte verwerking buiten instructies melden we vooraf, tenzij dat verboden is.

10. Beveiliging en vertrouwelijkheid

10.1RxApp neemt passende technische en organisatorische maatregelen afgestemd op risico's: toegangsbeperking op rol en noodzaak, beveiligde verbindingen, gehashte wachtwoorden, beheer van geheimen, beveiligingsupdates en maatregelen voor herstel en incidentafhandeling. De gym beveiligt haar eigen apparaten, accounts en exports. We verstrekken op verzoek informatie die nodig is om de maatregelen te beoordelen; vertrouwelijke beveiligingsdetails delen we beveiligd.

10.2Personen die namens RxApp toegang hebben, zijn gebonden aan geheimhouding en verwerken alleen voor hun taak. Partijen leggen aanvullende maatregelen vast wanneer bijzondere gegevens of specifieke risico's dat nodig maken.

11. Andere dienstverleners en internationale doorgifte

11.1De gym geeft algemene schriftelijke toestemming voor inzet van subverwerkers voor hosting, opslag, e-mail en pushberichten. De technische dienstverleners omvatten Vercel (hosting), Amazon Web Services (opslag), Mailgun (e-mail) en OneSignal (pushberichten), voor zover gebruikt bij de betreffende verwerking. Stripe verzorgt betalingen; voor eigen wettelijke en betaaldoeleinden kan Stripe zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke zijn.

11.2RxApp houdt een actuele specificatie van de ingezette partijen, diensten, verwerkingslocaties en doorgiftewaarborgen beschikbaar via support@rxapp.io. Voor nieuwe of vervangende subverwerkers informeren we de gym ten minste dertig dagen vooraf. De gym kan binnen die termijn gemotiveerd bezwaar maken op privacygronden. We zoeken een passende oplossing; lukt dat niet, dan kan de getroffen dienst vóór de wijziging worden beëindigd.

11.3RxApp legt subverwerkers gelijkwaardige beschermingsverplichtingen op en blijft verantwoordelijk voor hun verplichtingen als subverwerker. Doorgifte buiten de EER vindt alleen plaats met een toepasselijk adequaatheidsbesluit of passende waarborgen, zoals standaardcontractbepalingen en waar nodig aanvullende maatregelen. Op verzoek geven we informatie over de toepasselijke waarborgen.

12. Datalekken en ondersteuning

12.1RxApp meldt een inbreuk op persoonsgegevens die zij namens de gym verwerkt zonder onredelijke vertraging aan de contactpersoon van de gym. We delen de bekende aard, getroffen categorieën en aantallen, vermoedelijke gevolgen, genomen maatregelen en een contactpunt; ontbrekende informatie volgt zodra beschikbaar.

12.2De gym beslist als verantwoordelijke over meldingen aan toezichthouders en betrokkenen. RxApp helpt, rekening houdend met de aard van verwerking en beschikbare informatie, bij verzoeken van betrokkenen, beveiliging, datalekken, gegevensbeschermingseffectbeoordelingen en voorafgaande raadpleging. Verzoeken over gymgegevens sturen we door zonder zelfstandig over de inhoud te beslissen, tenzij de wet anders vereist.

13. Controle

13.1RxApp verstrekt informatie die nodig is om naleving van artikel 28 AVG aan te tonen en werkt mee aan redelijke audits door de gym of een onafhankelijke auditor. Partijen stemmen scope, beveiliging, vertrouwelijkheid en planning vooraf af. Dit beperkt geen wettelijke onderzoeksbevoegdheden of noodzakelijke spoedcontrole bij een ernstig incident.

14. Teruggave en verwijdering

14.1Na het einde van de opdracht retourneert of verwijdert RxApp de namens de gym verwerkte persoonsgegevens naar keuze van de gym en verwijdert bestaande kopieën, tenzij wettelijke bewaring verplicht is. We leggen de afwikkeling en uitvoertermijn vast bij het beëindigingsverzoek. Back-ups worden buiten normaal gebruik gehouden en volgens de toepasselijke back-upcyclus overschreven; een herstel mag verwijderverzoeken niet ongedaan maken.

14.2Gegevens waarvoor RxApp zelfstandig verantwoordelijke is, vallen niet automatisch onder een wisopdracht van de gym. RxApp beoordeelt die gegevens volgens het privacybeleid en de rechten van de sporter. De gym mag niet namens een sporter diens zelfstandige accountrelatie beëindigen.